Zurie Pour choisir un logiciel de gestion documentaire (GED) pour une PME, partez d’un dossier que l’équipe traite chaque semaine. Faites reproduire son parcours complet en démonstration : réception, classement, recherche, validation et export. Vous pourrez ainsi comparer les logiciels avec les mêmes critères.
Définir les documents à gérer en priorité
Listez les pièces qui posent le plus de difficultés : contrats introuvables, devis en double, factures en attente de validation. Pour un dossier fournisseur, identifiez qui reçoit la pièce, qui la valide et qui doit pouvoir la retrouver. Le premier périmètre doit tenir dans une démonstration de trente minutes.
Si vos équipes appliquent des règles différentes, commencez par harmoniser le classement des documents et le suivi des tâches administratives. Une règle de nommage et un responsable par dossier facilitent ensuite le paramétrage.
Comparer les logiciels sur cinq critères
- Recherche : testez un document scanné, un nom de fichier approximatif et une recherche par fournisseur ou date. Demandez si la reconnaissance de texte est comprise dans l’offre.
- Droits d’accès : vérifiez ce qu’un salarié, un responsable et un intervenant externe voient avec leurs comptes respectifs. Essayez aussi de retirer un accès.
- Validation et versions : demandez à deux collègues de modifier un fichier de test, puis faites restaurer une version antérieure et retrouver le nom du validateur.
- Intégrations : faites montrer l’échange réel avec votre messagerie, votre logiciel comptable ou votre outil de signature. Identifiez les étapes qui demandent encore une saisie manuelle.
- Export : exportez un dossier complet et vérifiez si vous récupérez les fichiers, les métadonnées et l’historique utile.
Calculer le coût de la GED sur douze mois
Demandez un devis pour votre nombre d’utilisateurs et votre volume de stockage. Ajoutez la migration, le paramétrage des droits, la formation et le support. Vérifiez si la signature électronique, les connecteurs et l’export de fin de contrat sont facturés séparément. Demandez aussi comment évolue le prix lorsqu’un second service rejoint l’outil.
Tester un dossier fournisseur avant de déployer la solution
Préparez un devis, un bon de commande et une facture fictifs. Demandez à un utilisateur de les déposer et à un responsable de valider la facture. Faites ensuite retrouver la pièce par un collègue qui ne connaît ni son nom de fichier ni son dossier. Notez les étapes manuelles, les erreurs de droits et le temps passé à retrouver le document.
En fin de pilote, choisissez la solution qui couvre votre flux prioritaire et dont le coût, les droits d’accès et les conditions d’export sont documentés. Fixez ensuite la date de déploiement, la personne responsable et le premier point de suivi avec les utilisateurs.
